VIII.2 MENYIMPAN ARSIF TAGIHAN

Home > Membuka Toko > Bab 8 > Menyimpan Arsip Tagihan

 

billing tagihan kartu kredit

Menyimpan arsip tagihan yang berasal dari pemasok sangat penting. Arsip tersebut bisa pula dipakai untuk mengukur kemajuan toko Anda dalam sebulan atau setahun. Dari arsip tagihan itu bisa Anda ketahui berapa banyak barang yang telah Anda beli dari pemasok atau toko agen langganan Anda. Seorang customer saya seperti Pak Acong, selalu menyimpan arsip tagihan itu ke dalam map, atau tempat yang aman. Menurutnya arsip-arsip itu dapat digunakan untuk mengetahui sejauh mana toko mengalami suatu kemajuan karena dari arsip tagihan itu akan diketahui berapa besar omzet penjualan produk dalam sebulan maupun dalam setahun. Melalui arsip-arsip itu pula dapat diketahui berapa besar laba yang akan diperolehnya dalam hitungan bulan tahun. Bila dalam satu bulan Anda membeli dari perusahaan sejumlah barang dengan nilai 10 juta maka jika Anda mengambil keuntungan sebesar 10 persen maka laba toko Anda adalah sebesar 1 juta.

Manfaat lain menyimpan arsip tagihan adalah untuk mengurangi risiko kesalahan yang terjadi pada saat pembayaran. salesman juga tidak bisa datang pada jam tertentu bila hendak menagih. Pada saat pemilik toko sedang ramai pembeli, tentunya dia tidak dapat berkonsentrasi penuh pada persoalan pembayaran. Untuk menghindari risiko kesalahan dalam membayar tagihan itu, Anda dapat melakukan cek ulang terhadap nominal tagihan Anda, lebih-lebih pada tagihan yang ditulis tangan. Dalam perjalanan karier saya selama menjadi pemasar banyak sekali pen toko yang lalai untuk memeriksa ulang nila uang di faktur tagihan, terutama mengenai diskon yang diberikan dan tanggal jatuh temptagihan. Tagihan yang memiliki perincian yang harus “dipotong” dengan barang yang telah dikembalikan karena rusak, bila tidak Anda teliti ulang akan mengakibatkan kerugian pada Anda sebagai pemilik toko. Begitu pula diskon tambahan yang harus diterima. Anda harus teliti karena ada sejumlah “diskon” tambahan akan hangus bila melewati jatuh tempo dari tagihan yang telah ditentukan. Membayar tagihan sebelum jatuh tempo yang telah ditentukan oleh Perusahaan juga akan merugikan Anda sebagai pemilik toko. Uang yang mestinya digunakan untuk membeli barang lain, Anda gunakan untuk membayar tagihan yang belum jatuh tempo. Arsip-arsip yang Anda simpan itu dapat diteliti ulang dan bilaterjadi hal-hal seperti di atas Anda dapat meminta kompensasi pada perusahaan untuk mengundur pembayaran faktur tagihan atau menghitung ulang tagihan yang seharusnya dipotong karena ada return barang dan diskon yang belum diperhitungkan.

Arsip tagihan juga bisa digunakan sebagai Pedoman untuk membayar bila nota tagihan yang asli hilang. Hilangnya faktur yang asli itu bisa teriadi karena dijambret. hilang pada saat mengiriman, atau hilang karena sebab lain. Menyimpan arsip tagihan berarti Anda telah melakukan penyelamatan terhadap cash flow Anda agar tidak terjadi kebocoran. Bila Anda ceroboh dalam menyimpan arsip tersebut maka perolehan laba Anda tiap tahun akan berkurang, bisa jadi minus.

Arsip tagihan itu juga penting untuk mengingat apakah suatu tagihan telah dibayar atau belum. Jika arsip kopi Anda belum terlampiri yang “asli” berarti Anda belum membayar tagihan itu. Manusia mudah sekali lupa apalagi bila mengenai persoalan tagihan. Bila Anda lupa tentunya akan merasa kecewa ketika ternyata tagihan itu muncul dan memang belum Anda lunasi.

Suatu hari saya menagih pada seorang customer, dia sangat terkejut ketika saya menyodorkan lembar tagihan itu. Menurut pengakuannya tagihan itu telah dibayarnya lunas, padahal faktur asli masih ada pada perusahan dan sekarang saya bawa untuk menagihnya. Saya mengkonfirmasikan apakah tagihan itu telah lunas atau belum di bagian administrasi perusahaan.Ternyata-tagihan itu memang betul belum dilunasinya, tapi setelah saya beritahukan kembali pada customer saya , dia ngotot bahwa tagihan itu telah dilunasi. Setelah diusut-usutternyata customer tersebut memang belum melunasinya. Menurutnya “lupa”. Lupa sangat berbahaya bagi hubungan antara pemasok dan pemilik toko yang akan menimbulkan perpecahan. Oleh sebab itu. gunakanlah arsip sebagai pedoman untuk membayar tagihan dan memudahkan pekerjaan Anda.

VIII.1 TIDAK LUPA DENGAN PEMBUKUAN

VIII.1 TIDAK LUPA DENGAN PEMBUKUAN

Home > Membuka Toko > Bab 8 > Tidak Lupa Dengan Pembukuan

 

PEMBUKUAN

Meskipun membuka toko tidak harus menggunakan pembukuan seperti pada perusahaan besar, tapi banyak pemilik toko melupakan hal ini. Toko dikelola dengan cara yang sederhana. Banyaknya uang masuk dan keluar iidak pernah dicatat. Saya menanyakan kepada beberapa customer, mengapa mereka tidak melakukan hal itu. Alasan yang “umum dikemukakan adalah malas. repot, dan tidak Punya waktu. Lalu, bagaimana cara mengukur kemajuan suatu toko bila tanpa melakukan suatu pembukuan?

Seorang customer saya bernama Masjone membuat pembukuan dengan cara sederhana dan menurut saya bisa dijadikan contoh bila Anda tidak mau repot serta malas membuat Pembukuan. Dia mencatat semua kegiatan “sebanya dengan cara membuat catatan “keuntungan” setiap kali membeli. yang dikumpulkan seminggu, sebulan, dan setahun. Dia menghitung selisih harga beli dengan harga jual sebagai keuntungan yang harus dikumpulkan. Sehingga dari sinilah kemudian Mas Jonet bisa mengetahui perkembangan keuntungan per tahunnya. Dari laporan itu diketahui apakah tokonya mengalami kemajuan atau tidak. Bila ternyata dalam setahun diketahui untung yang diperoleh cukup, maka Mas Jonet merencanakan suatu investasi yang nilainya tidak melebihi keuntungan dalam setahun. Misalnya. membuka wartel, membeli rumah untuk disewakan, atau membangunrumah untuk kos. Jadi, dengan menghitung laba yang diperoleh. Anda dapat mengukur kemampuan hasil usaha Anda.

Berbeda dengan yang dilakukan Pak Acong. Setiap kali ada pemasukan dan pengeluaran selalu dicatatnya hari itu juga. Misalnya, barang yang dijual hari ini jumlahnya sekian dan pengeluaran yang dilakukan seperti membayar tagihan, membayar listrik, membayar air, dan membayar telepon dicatatnya hari itu juga. Dengan mencatat aliran dana yang masuk dan keluar, Anda sebagai pemilik toko dapat mengevaluasi besarnya pemasukan yang ada dengan pengeluaran Anda. Bila terjadi _ misalmva And ba. begitu banyak tagihan, periksalah apakah barang yang ada di toko Anda nampak menumpuk atau sebaliknya. Terkadang ada yang memantau kemajuan tokonya hanya dengan memeriksa ada atau tidaknya tagihan pada perusahaan. Jika tidak ada kewajiban sama sekali dan barang yang ada di toko kelihatan menumpuk memenuhi toko Anda, bisa dipastikan toko Anda mengalami suatu peningkatan. Sebaliknya, bila Anda memiliki banyak kewajiban membayar tagihan kepada perusahaan dan ternyata di toko Anda barang dagangan tidak nampak banyak, Anda bisa mengevaluasi ulang stok Anda. Ini suatu peringatan bagi Anda, bisa jadi Anda mengalami kemunduran dalam berusaha. Karenanya, takjarangpemiliktokoyang kurang memperhatikan masalah ini, tidak lama tokonya harus ditutup karena bangkrut.

VIII  BELAJAR DARI SUKSES ETNIS TIONGHOA (ll)

VIII BELAJAR DARI SUKSES ETNIS TIONGHOA (ll)

Home > Membuka Toko > Bab 8 >

 

etnis.gif

VIII  BELAJAR DARI SUKSES ETNIS TIONGHOA (ll)

Uraian pada bagian berikut ini sebagian besar mengupas secara administrasi kegiatan toko dengan perusahaan. Menurut saya sangatlah menarik mengemukakannya, karena mengelola toko juga membutuhkan informasi-informasi ini. Toko yang tidak bagus administrasinya akan segera terpuruk akibat kerugian-kerugian yang berpangkal pada kelalaian. Misalnya, seorang pemilik toko yang tidak mau memeriksa ulang pembayaran tagihan, bisa saja ia akan salah melihat angka yang tertera di lembar kertas tagihan. Persoalan-persoalan sepele seperti mengembalikan barang tanpa menggunakan tanda terima akan merugikan pemilik toko. Setiap manusia akan memiliki keterbatasan. apalagi dengan mengingat-ingat. Banyak sekali customer saya yang berdebat kusir masalah tagihan, yang menurut pengakuan telah membayar, ternyata memang belum dibayar. Mengarsipkan sebuah tagihan sangat penting untuk mengantisipasi apabila seseorang itu lupa. Karena seringnya kejadian seperti ini. uraian tentang kiat sukses mengelola toko belajar dari etnis Tionghoa, saya lengkapi dengan segala sesuatu yang menyangkut kegiatan administrasi toko maupun perusahaan. Persoalan sepele seperti pengembalian barang tanpa tanda terima, jadi tidak akan ditukar oleh perusahaan bila Anda tidak menyimpan arsipnya.

  1. Tidak Lupa dengan Pembukuan

  2. Menyiapkan Arsip Tagihan

  3. Menyimpan Alamat dan Nomor Telepon Perusahaan

  4. Menyimpan Daftar Harga

  5. Memperhatikan Barang Retur dan Mengarsipkan

  6. Tidak Menjual Setelah Toko Tutup

  7. Membina Hubungan dengan Perusahaan

  8. Memanfaatkan Buku Cek dan Giro Bilyet

  9. Meminta Kekurangan walau Sesen

  10. Menyediakan Uang Tunai

  11. Tidak Membayar jika Barang Belum Habis

  12. Mempersiapkan Generasi Penerus